Ještě, než členové honebního společenstva usednou ke společnému stolu, aby jednali na valné hromadě, je nutné učinit poslední přípravné administrativní kroky.
V minulém příspěvku jsme si řekli, jaké jsou ty úplně prvotní kroky ke svolání valné hromady. A jedním z nich byla právě pozvánka na valnou hromadu. Nyní bych zde rovnou navázal mé další povídání.
Pozvánka je právní jednání, které má za cíl informovat všechny členy honebního společenstva o zasedání valné hromady a svolat je k jednání na určený den. A proto nejenže pozvánka musí mít předepsanou formu a náležitosti (jak jsme si řekli minule), ale také svolat zasedání valné hromady může pouze ta osoba, kterou k tomu opravňuje zákon, nikdo jiný. Svolavatel je ten, kdo je uvedený na pozvánce a podepsán jako osoba, která svolává ostatní členy k zasedání valné hromady.
Svolavatel
Svolavatelem mohou být tři okruhy osob. Nejčastějším svolavatelem je honební starosta. Ve druhém případě je oprávněn valnou hromadu svolat místostarosta honebního společenstva. Posledním oprávněným je pak podle ZoM člen (nebo členové) honebního společenstva, jejichž hlasy činí minimálně 10 % všech hlasů.
Je ale důležité mít na paměti, že kromě honebního starosty mohou ostatní svolavatelé své právo ke svolání valné hromady využít podmíněně. To znamená, že ke svolání valné hromady mohou přistoupit teprve v momentě, kdy jsou splněny zákonné podmínky. V případě místostarosty je podmínkou nečinnost honebního starosty. V případě členů s 10% podílem na hlasovacích právech je podmínkou podání žádosti o svolání a její oslyšení.
Jestliže by ke svolání valné hromady přistoupila osoba, která k tomu oprávněna není, a nebo k tomu oprávněna sice je, ovšem nebyly splněny všechny podmínky nutné pro aktivaci jejího oprávnění pro svolání, pak se vystavujete hrozbě, že valná hromada může být při jejím soudním napadení prohlášena za neplatnou.
Při svolání valné hromady je proto nutné ohlídat si nejen správnou formu a obsah pozvánky, ale také osobu svolavatele.
Podle § 22 odst. 1 ZoM se valná hromada svolává zpravidla jednou ročně. Pokud tedy nemáte ve stanovách svou zvláštní úpravu frekvence svolávání, pak se valná hromada může konat i za delší časové období.
Zmocnění
Člen honebního společenstva se může valné hromady účastnit osobně nebo v zastoupení prostřednictvím zplnomocněného zástupce. Pokud hodlá člen honebního společenstva zmocnit svého zástupce k jednání na valné hromadě, doporučuji ještě před sepsáním plné moci nejdříve nahlédnout do stanov, konkrétně do části upravující účast na valné hromadě.
Přestože samotný ZoM na zmocnění neklade žádné zvláštní požadavky, v mnohých stanovách je tomu jinak. Stanovy často ještě z dob založení honebního společenstva obsahují přísné požadavky na podobu zmocnění. Není proto neobvyklé, že stanovy obsahují požadavek na úředně ověřený podpis zmocněnce nebo určité zmocňovací klauzule.
Pokud se jedná o zmocňovací klauzule, pak nejčastěji se lze setkat s požadavkem na výslovné zmocnění k hlasování na valné hromadě. Ačkoli ZoM třeba požadavek na úřední ověření podpisu na plné moci nevyžaduje, platí, že pokud stanovy takový požadavek obsahují, je nutné jej splnit. Jedná se o jeden z mála případů, kdy se stanovy mohou odchýlit od zákona a požadovat přísnější podobu pro právní jednání.
Co naopak v plné moci být nemusí, je tzv. akceptační doložka zmocněnce. Tedy osoby, která je zmocněna k zastupování člena na valné hromadě. Nejčastěji má akceptační doložka podobu formulace „zmocnění přijímám“. S příchodem nového ObčZ se totiž změnila koncepce plné moci. Plná moc je pouze průkazem o tom, že mezi stranami (zmocnitelem a zmocněncem) došlo k určité dohodě (smlouvě) o zastoupení. Plná moc samotná je tedy jednostranné jednání, jímž zmocnitel směrem k třetím osobám dává najevo, že zmocnil určitou osobu k ujednanému jednání, resp. zastupování.
Hlavní funkcí plné moci je tak informování a prokázání o tom, že mezi zmocněncem a zmocnitelem došlo k dohodě o zastoupení, přičemž samotná dohoda o zastoupení může být i třeba jen ústní. To znamená, že na plné moci již není třeba uvádět akceptační doložku.
Přestože uvedené závěry jsou všeobecně akceptovány soudními orgány, naopak lze se stále poměrně často setkat se správní orgány, které akceptační doložku vyžadují. Proto stále i mezi členy honebního společenstva často panují obavy z neplatnosti plné moci, jestliže na ní akceptační doložka absentuje.
Proto ještě jednou – akceptační doložka na plné moci není povinná a její absence nemá za následek neplatnost plné moci.
Zastupování spoluvlastníků pozemků
Podle § 26 odst. 5 ZoM se spoluvlastníci honebních pozemků musí dohodnout, kdo z nich bude vykonávat práva člena honebního společenstva, nebo mohou určit společného zmocněnce. Citované ustanovení má dopad i do podoby plných mocí.
Jestliže je některý z honebních pozemků ve spoluvlastnictví, pak má-li se na valné hromadě disponovat s hlasy, které se vážou k tomuto pozemku, je potřeba aby na případné plné moci k zastupování na jednání valné hromady, byly podpisy všech spoluvlastníků honebního pozemku. To neplatí v případě, kdy se již dříve všichni spoluvlastníci dohodli na tom, že který z nich bude vykonávat členská práva podle § 26 odst. 5 ZoM a zároveň si ujednali, že tento spoluvlastník může sám zmocnit jinou osobu k jejich zastupování na valné hromadě. Nicméně taková dohoda spoluvlastníků je pohříchu velmi vzácná.
Transparentnost dokumentů
Je pochopitelné, že pokud se na valné hromadě honebního společenstva má hlasovat o dokumentech, které jsou pro chod honebního společenstva zásadní, nemohou se s nimi členové seznamovat až teprve na samotné valné hromadě. Zákon proto upravuje kogentním způsobem, že určité typy dokumentů musí být 15 dnů před konáním valné hromady k dispozici pro nahlédnutí členům honebního společenstva.
Jedná se o návrh (nabídku) na uzavření smlouvy o nájmu honitby, změnu této smlouvy nebo její vypovězení. Dále je to pak návrh o finančním hospodaření a o použití čistého výtěžku.
Znovu platí, že stanovy mohou jít v tomto dále a určit další dokumenty, které musí být členům k dispozici před konáním valné hromady. Pravdou je, že taková praxe je velmi vzácná. Nicméně jsme se s tímto již také setkal.
V tomto ohledu doporučuji již v samotné pozvánce na valnou hromadu uvést místo a čas, kdy lze realizovat nahlédnutí do dokumentů. Místo a čas pak nesmí nepřiměřeně omezovat členská práva, jinak se aplikuje § 8 ObčZ podle něhož zjevné zneužití práva nepožívá právní ochrany.
Typickým příkladem takového jednání v rozporu s právním řádem je situace, kdy sídlo právnické osoby je v určitém městě, nicméně dokumenty k nahlédnutí jsou členům k dispozici bezdůvodně v desítkách a více kilometrů vzdáleném místě nebo čas k nahlédnutí je mimo obvyklou denní dobu. Zde tak lze aplikovat § 602 ObčZ podle něhož platí, že má-li se právo vykonat nebo povinnost splnit v určitý den nebo do určitého dne, vyžaduje se, aby se tak stalo v obvyklou denní dobu, ledaže něco jiného plyne ze zvyklostí, ze zavedené praxe stran, popřípadě ze zvláštních okolností případu.
Oponentní návrh
V případě, že oznámení o konání valné hromady obsahuje jako jeden z bodů programu zasedání hlasování o návrhu na uzavření nájemní (pachtovní) smlouvy, je obvyklé, že honební společenstvo obdrží návrhy zájemců o pronájem honitby.
O všech návrzích (nabídkách) na uzavření nájemní smlouvy je třeba, aby se na valné hromadě hlasovalo. V případě, že některá nabídka bude oslyšena, jedná se o zásadní nedostatek při hlasování valné hromady, který může vést až k zneplatnění valné hromady.
Pro osobu, která činí návrh na uzavření smlouvy (v praxi se vžilo časté označení žádost o pronájem honitby) platí rovněž určitá pravidla. Je nutné si uvědomit, že samotný návrh je právní jednání, které musí splňovat určité náležitosti, aby vůbec vyvolávalo určité následky.
Nelze v tomto nevzpomenout jeden soudní případ, kdy okresní soud (a později i krajský soud) neuznal námitku člena honebního společenstva, že jeho návrh na pronájem honitby byl oslyšen, a to z důvodu, že návrh byl zcela neurčitý. Soudy v tomto případě odmítly poskytnout ochranu členovi honebního společenstva, který honebnímu společenstvu zaslal pouze jednoduché podání, v němž napsal „Žádám o pronájem honitby. Jsem ochoten zaplatit nejvyšší cenu.“
Soudy v tomto případě shodně uvedly, že takové právní jednání není dostatečně určité, neboť členové hlasující na valné hromadě z něj nemohly jednoznačně určit, jaká je nabídka na výši nájemného. To při aplikaci § 1732 odst. 1 ObčZ, který výslovně uvádí, že právní jednání směřující k uzavření smlouvy je nabídkou, pokud obsahuje podstatné náležitosti smlouvy tak, aby smlouva mohla být uzavřena jeho jednoduchým a nepodmíněným přijetím, a pokud z něho plyne vůle navrhovatele být smlouvou vázán, bude-li nabídka přijata.
Shrnutí a slovo na závěr
Pokud jste již učinili prvotní přípravné kroky ke svolání valné hromady, pak nezapomeňte, že předtím, než vůbec usednete k zasedacímu stolu, je nutné dodržet nezbytné administrativní povinnosti:
1. Valnou hromadu svolává jen oprávněný svolavatel
2. Členové se mohou nechat zastoupit zmocněncem
3. Stanovy mohou určit zvláštní požadavky na zmocnění
4. Pozor na spoluvlastnictví honebních pozemků ve vztahu ke zmocnění
5. Před konáním valné hromady musí být určité dokumenty k nahlédnutí členům
6. Neignorujte (oponentní) návrhy na pronájem honitby
Tímto článkem opouštím úvodní přípravnou fázi. V příštím díle už budeme zasedat na valné hromadě. Podíváme se na to, jak probíhá kontrola přítomných na valné hromadě, kdo může vykonávat hlasovací práva, jakým způsobem vůbec dochází k zaznamenání průběhu valné hromady a jaká práva a povinnosti mají členové při jednání valné hromady.
JUDr. Ing. et Ing. Roman ONDRÝSEK, MBA, Ph.D.
autor působí jako lektor a zkušební komisař ČMMJ
člen právní komise ČMMJ
člen pracovní skupiny ČMMJ k tvorbě zákona o myslivosti
působí na katedře teorie práva Právnické fakulty Masarykovy univerzity v Brně
advokát – Specialis s.r.o., advokátní kancelář
Mgr. Ondřej FIALA
advokát – Specialis s.r.o., advokátní kancelář – spolupracující advokát